البعض يرى أن تصميم فواتير لنشاطه التجاري بمثابة رفاهية لا قيمة لها، وطالما استطعنا أن نؤمن التسويق لمنتجاتنا أو لخدماتنا ونصنع أقصى ما يمكن من حيث الإبداع والأفكار والترويج، فلا يهم الفواتير والأوراق الداخلية، وللأسف قد يكون خاطئًا غالبًا، تصميم الفواتير مهمة جدًا، وإضافة اللمسة الإبداعية لها بالغة الأهمية إذ تستكمل الصورة الأساسية للشركة، وتساهم بجزء لا يستهان به في بناء الهوية البصرية للعلامة التجارية، والتي لا غنى عنها اليوم في الأسواق التي تشتد فيها المنافسة، وكل علامة تجارية تود أن تحجز لها مكانًا على طاولة الربح والاستمرار.. فكيف يؤثر تصميم الفواتير على نشاطنا التجاري وما هي الخطوات اللازمة لذلك؟

أهمية تصميم فواتير احترافية لمجالك

1- إظهار الاحترافية:

المعاملات المالية شديدة الحساسية، رغم أنها جوهر كل نشاط تجاري، ومحور كل التعاملات بين الناس في العمل، لكن المطالبة بها تصبح أكثر صعوبة رغم ذلك لأسباب عدة، لذلك يأتي إظهار الاحترافية كواحدة من أهم الأسباب تصميم فواتير في الأنشطة التجارية.

2- إظهار مهارات التصميم:

بالإضافة للتعامل الاحترافي، يأتي العامل الجمالي في المكانة التالية مباشرة، ولأن الفاتورة هي آخر شيء يراه عميلك من خلالك، فإنها يجب أن تكون مميزة لكي تخلق انطباعًا أخيرًا رائعًا ومتسقًا مع ما تود أن تتركه في عميلك ليعود إليك مرة أخرى.

3- ترسيخ الهوية البصرية:

لديك وسيلة رائعة لترسيخ هوية علامتك التجارية، يمكنك عرض الشعار ونبرة الحديث والرسومات المميزة للإشارة لعلامتك التجارية أكثر وأكثر، كما أشرنا في مقال الهوية البصرية من قبل فإن كل منتج تنتجه شركتك يجب أن يخدم الهدف الأهم وهو ترسيخ الهوية البصرية، والذي سيخلق لك بالتالي عملاء مخلصين.

4- إشعار العملاء بالتقدير:

يحتاج العملاء للشعور بأنهم أكثر تقديرًا واحترامًا في أعين الشركات والمتاجر، لذلك فإن تصميم فاتورة نفذت بإتقان ولمسة إبداعية تعد أفضل وسيلة لإشعار عملاء بالاحترام الذي يحتاجونه، إذ تعتبر الفاتورة في هذا الوقت وسيلتك المناسبة لتقديم الشكر وأن تقول وداعًا، لا أن يكون هدفها صريحًا في وجه عملائك: “ادفع النقود الآن”.

7 نصائح لتصميم فواتير احترافية

إليك النصائح اللازمة لتصميم فاتورة ترفع من شأن علامتك التجارية وتعزز صورتها في نظر عملائها وكل المتعاملين معها.

1- اجعلها احترافية

من الناحية النظرية ليس هناك فارقًا كبيرًا بين أي فاتورة والثانية، لو كتبت البيانات اللازمة على منديل أو كتبتها على ورق البردي فلن يكون هناك اختلاف، البيانات هي ذاتها، المال المطلوب لن يقل، والمعاملة ستتم على أي حال، ولكن يوجد فارق بين موظف حسابات يستلم فاتورتك لإنهاء الإجراءات فيجدها مكتوبة بحبر باهت، مطبوعة بطابعة رديئة لا تظهر البيانات، أو يجدها فاتورة مميزة سيستمتع بالعمل عليها، فكر في عميلك وأنت تمنحه فاتورة الشراء.. هل سيحتفظ بها أم سيرميها في أقرب سلة مهملات، الاحترافية هنا أن تجعل من تصميم فاتورة فرصة لكي يشعر من يمسكها اهتمامك بأدق التفاصيل.

2- استخدم التصميم لجعل الدفع أسهل

لا يعني تصميم فواتير بشكل احترافي أن تجعل الأمر معقدًا، مهرجان من الألوان والرسومات تطغى على المعلومات الأساسية، يتدخل المصمم ليس في وضع الشعار فقط ولا إدراج بعض الرسومات التوضيحية، ولكن في تنسيق الفاتورة وأماكن وضع البيانات، لأن الهدف من التصميم وهو تعزيز صورة علامتك التجارية يمكن أن تفقده تمامًا لأن التصميم غطى البيانات أو أزعج العين فجعل عملية المراجعة واتخاذ الإجراءات أكثر صعوبة بكثير، هذا ما يعلمنا أن تصميم الفواتير يجب أن يكون أبسط، متوافقًا مع هوية العلامة التجارية، دون تعقيد أو بهرجة.

3- ضع معلومات الشركة بالأعلى والأسفل

عند تصميم فواتير متجرك أو شركتك عليك الالتزام بأن يكون رأس وذيل الفاتورة، أي الأعلى والأسفل متضمنة معلومات الشركة مثل بيانات الاتصال والسجل التجاري وغيرها، على أن يكون بقية المساحة لبيانات الفاتورة نفسها، احرص على ألا تزدحم الفاتورة ببياناتك، لأن أول ما سينظر إليه مستلم الفاتورة هو ما يجب عليه أن يدفعه، وكذلك ما هي الأشياء التي سيدفع مقابلها.

4- أظهر الامتنان لعميلك

رغم أن الفاتورة هي آخر شيء يحب الناس استلامه، لأن بها مطالبة بدفع النقود، إلا إنك يمكن أن تجعلها أقل حدة بإظهار التقدير للعملاء وذلك عبر إضافة جملة واحدة في الفاتورة مثل: “شكرًا لوقتك.. ندرك كم أنت مشغول” أو “نسعد بالتعامل معك، شكرًا لجهودك”.. هذه الكلمات البسيطة يمكن أن تجعل عملية دفع النقود أقل حدة، بل يمكن أن تجعلها سعيدة كذلك، لأنك قمت بشكرهم، واترك لهم الفرصة لشكرك كذلك من خلال كتابة المراجعات الإيجابية على صفحتك على فيسبوك مثلا، هذا ما قد يخلق رابطة عاطفية بينك وبين عملائك، وهذه أعلى درجة يمكن أن تصل لها.

5- حافظ على بناء الفاتورة القياسي

لا يعني تصميم فاتورة شركتك أن تتخلى عن غرضها الأساسي وهو المطالبة بالنقود. عادة ما تكون الهوامش القياسية للفواتير 8.5 × 11 بوصة. عليك أن تفهم أن هناك معلمومات رئيسية يجب أن تضمنها في الفاتورة لا يمكن التخلي عنها. مثل الرأس (Header) وهو بمثابة العنوان ويتم فصلها عن متن الفاتورة. مع قسم لتفاصيل الاتصال، عرض للخدمات أو المنتجات التي يتم تحصيل المبلغ المذكور في الفاتورة. وأخيرًا طرق الدفع وشروطها وتواريخ الاستحقاق النهائية للدفع. وأخيرًا يأتي التذييل أو (Footer) وفيه يمكن إظهار الامتنان من خلاله.

6- تمسك بالهوية

يجب عليك التمسك بالهوية الخاصة بالعلامة التجارية. لا يمكن أن نصمم فواتير للعمل دون أن نفرض عليها الهوية البصرية لأن التصميم نفسه وقتها سيفقد معظم أهدافه. الألوان والشعار والعناصر البصرية اللازمة تجعل من فاتورتك شديدة الأهمية بالطبع. ولا يمكن التخلي عن الأشياء التي يميزك بها عميلك وترسخ صورة العلامة التجارية في ذهنه أكثر.

7- اذكر اسم عميلك

مع كل الأشياء الهامة التي يجب أن تدرجها في تصميم فاتورة شركتك. يأتي اسم العميل كواحد من أهم العناصر التي يجب أن تذكرها. أفسح لها المجال، عدم ذكر الاسم سيجعل العميل يحدث له ارتباك. هل أنا حقًا المذكور أم شخص آخر؟ كم أنه حتى إن لم يأتي في ذهنه هذه النقطة فيمكن أن يشعر بعدم التقدير. أنت لا تراه كإنسان، بل تراه ماكينة صرف آلي. أنت تراه الآن مصدرًا للنقود ليس إلا. حتى وإن كانت هذه النقود لك، ومستحقة عنده. لكن ذلك يمكن أن يجعله يتوقف عن التعامل معك.  لذلك اذكر اسم عميلك لأن الناس يحبون أن يذكروا بالاسم.

ملخص

مما سبق يتضح لنا أن تصميم فاتورة سيتسلمها عميل أو مكتب أو شركة أو حتى محاسب. يجب أن تكون بسيطة، وغير معقدة. وأن تحتوي على عناصر الهوية البصرية للعلامة التجارية. وأن يذكر فيها الآتي: اسم النشاط التجاري، واسم العميل، وتفاصيل التواصل، ورقم الفاتورة، وتاريخ السداد. وقائمة مفصلة بالخدمات المقدمة أو المنتجات، والمبلغ الإجمالي وشروط الدفع.

 

يمكنك توفير كل هذا على نفسك والتواصل مباشرة مع اوكودا لإسناد مهمة تصميم فواتير احترافية تناسب عملائك وتعبر عن علامتك التجارية بأفضل صورة ممكنة. لا تتردد في التواصل المباشر ودعنا نناقش تصميماتك التالية.